Sabtu, 04 Desember 2010

Fungsi Pengawasan dalam Manajemen

A. Fungsi Manajemen Secara Umum
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengawasan/pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.
Fungsi Pengawasan itu sendiri adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.

B. Pentingnya Fungsi Pengawasan
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai.

C. Tahapan dalam Proses Pengawasan

Apabila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan, maka manajemen pengawasan akan mencari dimana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
(a) penetapan standar pelaksanaan
(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
(d) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :
a. standar fisik
b. standar moneter
c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagi manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

D. Bentuk-bentuk Pengawasan
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

E. Metode-metode Pengawasan

Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif
a. Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah:
1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3) Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
4) Evaluasi pelaksanaan.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama.
6) Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.

b. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:
1) Anggaran
- anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas
- anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
2) Audit
- Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.
- Ekternal Audit
Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen.
3) Analisis break-even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.
4) Analisis rasio
Menyangkut dua jenis perbandingan
1. Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
2. Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
5) Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
1. Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
2. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni :
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik,
maka pengawasan harus:
Ekonomis
Mudah dimengerti
Adanya tindakan koreksi
Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi

Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :
a. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
b. Untuk memecahkan masalah
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya

F. Pelaksana/pelaku Pengawasan/Pengendalian:

Pengawasan atau Pengendalian dilakukan oleh :
a. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi.
b. Pihak luar manajemen ( Auditor )

Jenis-Jenis Pengawasan
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi
a. Waktu
b. Obyek
c. Subyek

a. Pengawasan dari segi waktu
Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif. Alat yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan secara repensif alat budget dan laporan.
b. Pengawasan dilihat dari segi obyektif
Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya. Ada juga yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan pengawasan secara administratif dan pengawasa operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan.
c. Pengawasan dari segi subyek
Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.
Pengawasan Intern
Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada umumnya terdiri dari :
a. Laporan harian
b. Laporan mingguan
c. Laporan Bulanan
d. Laporan khusus
e. Laporan harian

Pengawasan Ekstern
Pengawasan ekstren dilakukan oleh akuntan publict (certified public accountant). publikasi laporan neraca dan rugi laba yang menyebabkan jalannya perusahaan wajibdi periksa oleh akuntan publik.
Adapun pemeriksaan yang umum dilakukan oleh akuntan publik dapat dibagi jadi 4 golongan
a. Pemeriksaan umum
Pemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran data administrasi perusahaan.
b. Pemeriksaan khusus
Pemeriksaan khusus atau spesical anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang ditugaskan kepada akuntan publik.
c. Pemeriksaan Neraca
Pemeriksaan neraca dikenal juga drngan balance sheet audit artinya suatu pemeriksaan khusus terhadap neraca perusahaan.
d. Pemeriksaan sempurna Suatu pemeriksaan semputna (detail audit) berhubungan erat dengan pemeriksaan khusus.

G. Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti

H. Pengawasan Nasional dalam Manajemen Pemerintahan

Berikut adalah berita yang membahas masalah pengawasan nasional, bersumber dari bpkp.go.id;
Penerapan fungsi-fungsi manajememen yang terdiri dari planning, organizing, actuating, and controlling atau POAC sangat diperlukan dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik. Fungsi pengawasan yang merupakan salah satu bagian dari POAC perlu diperkuat dan ditata dengan baik guna mendukung berjalannya fungsi-fungsi yang lain.

Dalam arsitektur pengawasan nasional, penataan fungsi pengawasan dapat dilakukan melalui reformasi atas sistem pengawasan nasional yang sedang berjalan saat ini. Guna mendukung reformasi tersebut, sinergi antar Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sangat diperlukan. Hal ini diungkapkan oleh Kepala BPKP, Mardiasmo dalam seminar dengan tema “Membangun Sinergitas Arsitektur Pengawasan Nasional yang Efektif Dalam Rangka Indonesian Good Governance” di Jakarta, hari Selasa (21/9).
Lebih lanjut, Mardiasmo menyatakan ada tiga hal yang harus diperhatikan dalam membangun arsitektur pengawasan nasional yakni pertama, reformasi sistem pengawasan nasional merupakan bagian dari reformasi administrasi pengelolaan keuangan negara dan harus didukung dengan semangat reformasi birokrasi. Kedua, perlu dibangun keselarasan dalam arsitektur POAC dan sinergi antar APIP. Ketiga, dilakukan penataan kelembagaan APIP agar memiliki mandat yang kuat dan jelas dalam melaksanakan perannya.
Terkait peran APIP, Inspektur Bappenas, Bagus Rumbogo yang juga berbicara sebagai nara sumber seminar menegaskan peran APIP perlu diperkuat dalam mengawal Rencana Kerja Pemerintah (RKP) dan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian dan Lembaga (RKAKL) guna tercapainya RPJMN. Untuk menjalankan peran tersebut, APIP tidak hanya menjalankan audit keuangan namun juga audit perencanaan dan audit risiko. Dalam hal ini, APIP harus terus meningkatkan kualitas hasil auditnya dengan mengembangkan langkah-langkah kegiatan pengawasan sejak tahap perencanaan dan penilaian risiko terutama terkait dengan pos-pos program dan kegiatan anggaran yang strategis, berskala besar, dan berdampak luas bagi masyarakat.
Sementara itu, Sutono dari Setwapres menyoroti kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam sistem pengawasan nasional yang kini sedang berjalan, di antaranya kedudukan lembaga pengawasan yang belum didukung oleh landasan hukum yang kuat dan masih adanya tumpang tindih pengawasan yang dilakukan APIP. Menurut Sutono, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam membangun manajemen pengawasan yang efektif, yakni meletakkan lembaga pemerintahan pemegang fungsi POAC dalam tataran yang sama di kabinet, sinkronisasi tugas antar APIP, peningkatan kapasitas sumber daya manusia pengawasan, dan peningkatan kesejahteraan pegawai
Melengkapi pernyataan nara sumber lain, Sekretaris Utama BPKP, Kuswono Soeseno, menekankan pentingnya pengendalian manajemen pembangunan dalam mewujudkan good governance. Menurutnya, masih terdapat beberapa masalah menyangkut manajemen pembangunan nasional saat ini, di antaranya koordinasi dan sinkronisasi antar instansi pemerintah berikut program-program pembangunan belum berjalan efektif dan masih adanya birokrasi yang belum mendukung efektivitas manajemen pemerintahan serta pembangunan. Namun, tambah Kuswono, ada beberapa solusi yang dapat dilakukan guna mengatasi hal tersebut yakni penyusunan skala prioritas dalam perencanaan pembangunan, sinkronisasi dan sinergitas program pusat dan daerah, serta meletakkan PP 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah sebagai pondasi pelaksanaan reformasi birokrasi.
Hal lain disampaikan oleh Peni Lukito dari Kedeputian Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan Bappenas, bahwa sistem monitoring dan evaluasi sangat diperlukan untuk mengukur sejauh mana keberhasilan pelaksanaan pembangunan nasional. Di samping itu, informasi dari hasil monitoring dan evaluasi juga memberi manfaat sebagai bahan pengambilan keputusan dalam kebijakan pembangunan dan menunjukkan akuntabilitas dan transparansi jalannya proses pembangunan.
Acara seminar dihadiri oleh Inspektur Jenderal Kementerian, Inspektur Utama Lembaga Non Kementerian, dan Inspektur di Provinsi/Kabupaten/Kota. Tampil sebagai moderator seminar tersebut, Tina Talisa, presenter salah satu stasiun televisi swasta nasional.

Dari berita tersebut, jelas terlihat bahwa fungsi pengawasan dalam manajemen merupakan faktor yang sangat penting dalam organisasi, bahkan untuk pemerintahan. Sebagaimana yang telah dibahas dalam pembahasan sebelumnya. Maka dari itu, proses pengawasan dalam manajemen harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dengan memahami bentuk-bentuk pengawasan, memperhatikan tahapan-tahapan, perancangan, pelaksanaan dan pelaku dalam manajemen pengawasan itu sendiri.

1 komentar:

prawira85 mengatakan...

assalammualaikum...
mbak gia tulisan y bagus...
mbak punya softbook Robert J. Mockler
boleh saya minta

Poskan Komentar