Selasa, 20 September 2011

Pengarsipan (tugas mid Adiministrasi Perkantoran)


BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latarbelakang
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.  Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).
Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. 

1.2. Masalah
Kurang cermatnya pengelolaan kearsipan dapat menimbulkan kekacauan yang kompleks pada suatu instansi. Sering terjadi ketidakjelasan arsip yang mempersulit suatu proses produksi dan pelayanan dari instansi tertentu. Pentingnya kearsipan di suatu instansi memerlukan manajemen kearsipan yang baik agar dapat meningkatkan produktivitas juga kualitas pelayanan

1.3. Tujuan
Tujuan akhir mengetahui manajemen kearsipan untuk kemudian menerapkannya ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. KPPN Jakarta I sebagai salah satu instansi yang memperhatikan pentingnya manajemen arsip diharapkan dapat memberikan pengetahuan dan wawasan seputar pengelolaan arsip di suatu instansi.



BAB II
ISI

KPPN Jakarta I mencanangkan tahun 2009 sebagai Tahun Peningkatan Pelayanan. Semua hal yang berkenaan dengan pelayanan harus dibenahi dengan cermat.  Salah satunya adalah Pengelolaan  Arsip. Pengelolaan arsip sering menjadi permasalahan klasik setiap organisasi. Arsip adalah muara seluruh kegiatan organisasi. Dalam suatu kesempatan, Kepala Kanwil DJPbn Propinsi DKI Jakarta mengingatkan betapa pentingnya pengelolaan arsip ini. Pengelolaan arsip yang baik akan menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan organisasi atau instansi.
Dalam pengelolaan arsip dikenal 4 (empat) jenis arsip yang perlu diketahui yaitu: arsip dinamis, arsip aktif, arsip in-aktif, dan arsip statis (Sistem Administrasi Negara, LAN: 1993).  Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan atau penyelenggaran administrasi Negara. Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip in-Aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi Negara sudah menurun. Sedang Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Keempat jenis arsip tersebut memerlukan pengelolaan sesuai karakteristiknya masing-masing.
Kepala Kanwil DJPB Propinsi DKI, Tri Buwono menginstruksikan agar KPPN Jakarta sebagai barometer Nasional oleh karena itu saat  ini, KPPN Jakarta I telah berupaya untuk menyimpan arsip yang ada dengan sebaik mungkin. Disediakan dua ruang yang representative untuk menyimpan arsip yang aktif maupan arsip in aktif. Kedua ruang arsip tersebut didesain sedemikian rupa agar terjaga, tertata rapi, dan mudah dicari.
Pengelolaan arsip pada KPPN Jakarta I didesain dengan memperhatikan aspek keterjagaan. Maksudnya adalah ada orang yang bertanggung jawab atas arsip tersebut. Tidak boleh orang sembarangan mengambil arsip tanpa ada keperluan. Untuk mengambil pun harus punya tujuan yang jelas, untuk apa arsip tersebut, kapan diambil, dan kapan dikembalikan. Semua tercatat dalam sebuah buku pengawasan agar jelas betul kapan dan di mana arsip itu berada. Ini dilakukan karena arsip merupakan dokumen negara yang sangat penting. Untuk mengukung sIstem itu di ruang arsip juga diberi tulisan-tulisan pengingat agar setiap orang selalu waspada.
Selain itu, penataan arsip juga memperhatikan aspek kemudahan akses. Maksudnya adalah arsip harus ditata rapi dan disusun menurut urutan tertentu sehingga mudah ketika akan mencarinya. Penataan arsip dilaksanakan misalnya dengan memilah arsip menurut masing-masing seksi dan juga peruntukannya, jenis, tanggal dan lainnya sesuai keperluan. Untuk memudahkan pencariannya dilaksanakan dengan sistem katalog dan aplikasi. Diharapkan nantinya pihak-pihak yang membutuhkan akan dapat lebih mudah dalam mengakses arsip yang diinginkan.

Seiring perkembangan teknologi informasi kekinian, arsip yang tersedia di KPPN Jakarta I tidak hanya berupa hardcopy (arsip cetak) tetapi juga softcopy berupa arsip data komputer (ADK). Dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik disebutkan urgennya peran dan kedudukan dokumen elektronik ini. Pada pasal 5 ayat (1) misalnya disebutkan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik  dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
Menyikapi perkembangan ini, KPPN Jakarta I telah menerapkan langkah-langkah antisipatif untuk penanganan Dokumen Elektronik. Back up data transaksi dokumen elektronik dari seluruh seksi di KPPN Jakarta I dilaksanakan secara harian. Selain tersimpan di server KPPN, back up data ditransfer juga ke CD dan hardisk eksternal. Data dokumen elektronik pada CD ataupun hardisk eksternal tersebut di simpan pada brankas khusus dan terkunci. Yang bisa membuka brankas tersebut hanya kepala kantor dan petugas yang telah ditunjuk. Diharapkan perlakuan khusus kepada dokumen elektronik akan dapat menjaga keamanan dan orisinalitas data, secara tidak kita sadari bahwa ternyata KPPN sudah melakukan proses pengelolaan data secara elektronik, dengan mengolah softcopy sebagai input data, misalnya data spm gaji , SP2D dan yang lainnya.




BAB III
PENUTUP

1.1. Kesimpulan
Segala upaya yang dilaksanakan oleh segenap jajaran KPPN Jakarta I dalam hal pengelolaan kearsipan ini ditujukan tiada lain dan tiada bukan untuk mendukung suksesnya tugas besar umumnya yang diemban oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan khususnya tugas KPPN Jakarta I dalam melayani publik dengan semakin lebih baik lagi.
1.2. Saran 
Manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.



Daftar Pustaka

Alatif. 2009. Pengelolaan Arsip di KPPN Jakarta I. diakses dari: http://www.kppn-jktsatu.web.id/?pilih=lihat&id=35. Pada 6 Agustus 2011.
Arsip Nasional RI, Manajemen Arsip Dinamis, Edisi 2, Jakarta: ANRI, 2001.
….. 2009. Manajemen Arsip dalam pengelolaan kearsipan. Diakses dari: http://duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html. pada 6 Agustus 2011

0 komentar:

Poskan Komentar